Quy định về chi phí trang phục cho nhân viên cập nhật 2026

Bước sang năm 2026, việc nắm rõ quy định chi phí trang phục nhân viên không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu ngân sách, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và giữ chân nhân sự hiệu quả.

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, chi phí trang phục nhân viên là một khoản chi phí phổ biến nhưng lại rất dễ mắc sai sot khi hoạch toán và quyết toán thuế. Nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn giữa đồng phục doanh nghiệp bắt buộc, phụ cấp trang phục và chi phí phúc lợi, từ đó gây rủi ro chi phí hoặc truy thu thuế. Đọc rõ bài viết dứoi đây để hiểu rõ và làm đúng khi đặt đồng phục doanh nghiệp.

Chi phí trang phục nhân viên là gì?

Chi phí trang phục nhân viên là khoản chi mà doanh nghiệp chủ động bỏ ra nhằm đáp ứng yêu cầu vè hình ảnh, tác phong và tính chuyên nghiệp của người lao động trong quá trình làm việc. Khoản chị này không chỉ phục vụ nhu cầu mặc hàng ngày của nhân viên, mà còn gắn liền với nhận diện thương hiệu, văn hoá doanh nghiệp và hiệu quả hoạt động sản xuất – kinh doanh.

• Theo thực tế vận hành doanh nghiệp, chi phí trang phục nhân viên thường phát sinh trong các trường hợp như:
• Trang bị đồng phục bắt buộc cho nhân viên khi làm việc văn phòng, nhà máy, cửa hàng, công trình
• Cấp phát trang phục phục vụ các hoạt động đặc thù: tiếp khách, sự kiện, hội chợ, bán hàng, kỹ thuật.
• Hỗ trợ người lao động chi phí mua sắm trang phục phù hợp với tính chất công việc.

Các hình thức chi phí trang phục nhân viên phổ biến

Theo quy định chi phí trang phục nhân viên, khoản chị này có thể được thực hiện dứoi hai hình thức, mỗi hình thức có các cách hoạch toán và điều kiện áp dụng khác nhau.

Chi phí trang phục nhân viên chi bằng hiện vật

Đây là hình thức doanh nghiệp trực tiếp tổ chức may, mua và cấp phát đồng phục cho người lao động. Trang phục thường mang:

• Màu sắc nhận diện thương hiệu
• Logo, tên doanh nghiệp
• Thiết kế thống nhất theo từng bộ phận hoặc vị trí công việc

Ưu điểm của hình thức này là:

• Dễ kiểm soát chi phí
• Không bị khống chế mức chi
• Ít rủi ro về thuế nếu hồ sơ đầy đủ

Theo quy định chi phí trang phục nhân viên, nếu doanh nghiệp chỉ bằng hiện vật và:

• Có hoá đơn, chứng từ hợp lệ
• Có quy định rõ trong nội quy lao động, thoả ước hoặc quy chế công ty
• Toàn bộ chị phí được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp

Chi phí trang phục nhân viên chi bằng tiền

Hình thức này là việc doanh nghiệp chi trả trực tiếp mộ khoản tiền cho người lao động để họ tự mua sắm trang phục phục vụ cho công việc. Khoản chi này thường được gọi là:

• Phụ cấp trang phục
• Hỗ trợ chi phí trang phục
• Trợ cấp đồng phục

Tuy nhiên, theo quy định chi phí trang phục nhân viên hiện hành:

• Khoản chi bằng tiền bị khống chế đến mức tối đa
• Phải được quy định rõ ràng trong hồ sơ lao động và quy chế tài chính

Nếu không đáp ứng đủ điều kiện, khoản chi này có thể bị:

• Loại khỏi chi phí được trừ
• Tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động

Do đó, hình thức chi bằng tiền tuy linh hoạt nhưng tiềm ẩn nhiều rủi to hơn so với chi bằng hiện vật.

Lưu ý quan trọng trong quy định chi phí trang phục nhân viên

Không phải mọi khoản chi liên quan đến quần áo cho nhân viên đều được xem là chi phí trang phục hợp lý. Theo quy định chi phí trang phục nhân viên, doanh nghiệp cần đảm bảo:

• Khoản chi phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất – kinh doanh

• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ

• Có quy định rõ ràng trong nội bộ doanh nghiệp

• Không mang tính chi tiêu cá nhân hoặc phúc lợi thuần túy

Nếu thiếu một trong các yếu tố trên, chi phí trang phục rất dễ bị cơ quan thuế loại khi quyết toán.

Căn cứ vào pháp lý về quy định chi phí trang phục nhân viên(áp dụng 2026)

Đặt đồng phục doanh nghiệp in logo theo yêu cầu chúng tôi mong muốn tạo ra nhiều dòng sản phẩm chất lượng cao, chúng tôi còn thiết kế và may mới theo yêu cầu cho khách hàng cần được thực hiện.

Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi chi chi phí trang phục cho nhân viên

Trong quá trình thanh tra, kiểm tra hoặc quyết toán thuế, rất nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí trang phục dù thực tế có phát sinh chi. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc hiểu chưa đúng quy định hoặc làm chưa đủ hồ sơ. Dưới đây là những sai lầm phổ biến doanh nghiệp thường gặp:

Không có quy chế trang phục bằng văn bản

Nhiều doanh nghiệp chi tiền hoặc cấp phát đồng phục cho nhân viên nhưng không ban hành quy chế trang phục, không thể hiện trong hợp đồng lao động, nội quy hoặc quy chế tài chính.
Khi đó, cơ quan thuế có thể đánh giá khoản chi này mang tính tự phát, không có căn cứ pháp lý nội bộ, dẫn đến không đủ điều kiện hạch toán chi phí hợp lý.

👉 Giải pháp: Doanh nghiệp cần ban hành văn bản quy định rõ đối tượng áp dụng, hình thức chi, mức chi và thời gian áp dụng.

Chi vượt mức quy định nhưng không tách phần vượt

Đối với hình thức chi bằng tiền, pháp luật quy định mức tối đa được tính vào chi phí hợp lý. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chi vượt mức nhưng không tách riêng phần vượt khi hạch toán.

Hệ quả là:

• Toàn bộ khoản chi có thể bị loại

• Phát sinh rủi ro truy thu và phạt thuế

👉 Giải pháp: Kế toán cần theo dõi chi tiết, hạch toán riêng phần trong định mức và phần vượt định mức.

Hóa đơn không hợp lệ hoặc sai nội dung

Một lỗi rất phổ biến là:

• Hóa đơn không đúng tên doanh nghiệp

• Nội dung hóa đơn không thể hiện rõ là đồng phục hoặc trang phục phục vụ công việc

• Sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Những trường hợp này đều khiến chi phí không được chấp nhận khi quyết toán thuế, dù chi phí thực tế đã phát sinh.

👉 Giải pháp: Kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn, nội dung mô tả hàng hóa, dịch vụ trước khi thanh toán.

Nhầm lẫn chi phí trang phục với các khoản phúc lợi khác

Một số doanh nghiệp hạch toán chi phí trang phục chung với:

• Phúc lợi nhân viên

• Quà tặng

• Chi hỗ trợ đời sống

Việc này dễ khiến cơ quan thuế đánh giá sai bản chất khoản chi, từ đó không chấp nhận là chi phí phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh.

👉 Giải pháp: Phân loại rõ ràng chi phí trang phục và các khoản phúc lợi khác trong hệ thống kế toán.

Không chứng minh được tính phục vụ hoạt động kinh doanh

Dù có hóa đơn và chứng từ đầy đủ, nhưng nếu doanh nghiệp không chứng minh được trang phục phục vụ cho công việc, cơ quan thuế vẫn có thể loại chi phí.

Ví dụ:

• Trang phục mang tính cá nhân cao

• Không gắn với hình ảnh, nhận diện hoặc tính chất công việc

👉 Giải pháp: Lựa chọn đồng phục phù hợp, có nhận diện thương hiệu, sử dụng trong giờ làm việc và thể hiện rõ mục đích sử dụng trong quy chế nội bộ.

Giải pháp tối ưu chi phí trang phục cho doanh nghiệp năm 2026

Để vừa đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, vừa tối ưu ngân sách và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược chi phí trang phục một cách bài bản ngay từ đầu. Trước hết, doanh nghiệp nên ưu tiên hình thức chi bằng hiện vật, cụ thể là may và cấp phát đồng phục cho nhân viên. Đây là phương án không bị khống chế mức chi, dễ chứng minh mục đích sử dụng và không làm phát sinh thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.

Bên cạnh đó, việc làm việc trực tiếp với xưởng may đồng phục giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chất lượng, mẫu mã và giá thành, đồng thời tránh các chi phí trung gian không cần thiết. Khi đặt may, doanh nghiệp nên xác định rõ số lượng và nhu cầu thực tế của từng bộ phận, tránh đặt dư thừa hoặc chọn mẫu không phù hợp dẫn đến lãng phí và tồn kho.

Ngoài yếu tố chi phí, doanh nghiệp cũng cần lựa chọn mẫu mã có độ bền cao, thiết kế đơn giản, dễ phối, có thể sử dụng trong nhiều năm hoặc nhiều dịp khác nhau. Đồng phục bền đẹp không chỉ giúp giảm chi phí thay mới mà còn tạo hình ảnh chuyên nghiệp, thống nhất cho toàn bộ đội ngũ nhân sự.

Cuối cùng, một yếu tố không thể thiếu là xây dựng quy chế trang phục rõ ràng ngay từ đầu, trong đó quy định cụ thể đối tượng áp dụng, hình thức chi trả, thời gian cấp phát và mục đích sử dụng. Quy chế này vừa là căn cứ pháp lý khi hạch toán chi phí, vừa giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và minh bạch hơn trong chính sách nhân sự. Việc đầu tư đúng cách vào chi phí trang phục không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu thuế, mà còn góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu và tăng sự gắn kết nội bộ trong dài hạn.